Demander un acompte à un client avant la livraison d’une prestation ou d’un bien est une pratique courante chez les indépendants et les freelances. Pour autant, nombreux d’entre eux, se posent la question de la facture d’acompte et comment procéder. Ce document dans la plupart des cas obligatoire nécessite de respecter certaines règles que nous vous exposons ici.
Pourquoi demander un acompte à un client ?
En tant qu’indépendant ou freelance, et plus largement en tant qu’entreprise, demander un acompte dans le devis est une pratique très courante. Elle vise à engager le client et sécuriser l’entreprise demandant ce versement. L’acompte sert alors à financer d’éventuels frais liés à la prestation ou à la vente désignée dans le devis. Il va aussi être source de sécurité en cas d’impayé. Enfin, l’acompte permet d’étaler les paiements et avantage alors à la fois le prestataire ou fournisseur et le client. La plupart des entreprises, et même les freelances, demandent généralement 30 % du montant total en acompte. Ce pourcentage d’acompte peut tout de même varier ou être parfois même encadré selon les activités.
Qu’est-ce que la facture d’acompte ?
La facture d’acompte est tout simplement la facture transmise dans le cadre de ce premier versement demandé. Elle inclut des mentions obligatoires et est soumise à la TVA. Les micro-entrepreneurs qui ne facturent pas la TVA doivent quant à eux indiquer la mention qu’ils indiquent dans leurs factures classiques : « TVA non-applicable, article 293 B du CGI ».
La facture d’acompte, est-elle obligatoire ?
La facture d’acompte répond à une obligation légale pour toutes les entreprises, et donc même pour les indépendants ou les freelances, bien que certaines exceptions existent. Cette obligation de facturer les acomptes est spécifiée dans le Code des Impôts (article 289).
Quelles sont les règles à respecter pour une facture d’acompte conforme ?
La facture d’acompte doit comporter une référence avec un numéro qui suit l’ordre chronologique de toutes vos émissions de factures. Vous devez donc la numéroter comme n’importe quelle autre facture et ne pas utiliser un préfixe, par exemple, ou ne pas créer une nouvelle chronologie dédiée aux factures d’acomptes. Voici les mentions obligatoires et conseillées que doit comporter la facture d’acompte :
- Le numéro de facture
- La référence du devis auquel cette facture d’acompte correspond : « Acompte selon devis n°… »
- La date d’émission
- La désignation de votre entreprise, sa forme juridique, sa domiciliation, son numéro SIRET
- La désignation de votre client, son nom, le nom de son entreprise, la domiciliation de cette dernière
- La description de la prestation ou du bien si ces précisions sont possibles au moment de l’édition de cette facture d’acompte (quantité, prestation avec relevé d’heures,…)
- La TVA pour les prestations de services (ou la mention non-applicable)
- Le montant total à payer par le client
- Les modalités de paiement ou le moyen de paiement
Ces mentions à faire figurer sur la facture d’acompte sont proches de celles de la facture classique. La différence majeure réside dans la TVA qui n’est pas à comptabiliser pour les fournisseurs de biens, car ils la déduisent lors de la livraison. (Pour les prestataires de service, la TVA est toujours déductible au moment du paiement). Retenons aussi le fait de ne pas être obligé de bien décrire les biens ou les prestations car cela peut parfois être impossible à ce stade de la transaction.
Comment mentionner l’acompte dans la facture finale ?
Suite à un acompte, il faut faire preuve de vigilance dans la rédaction de la facture finale, notamment en ce qui concerne le calcul de la TVA. Vous allez en effet mentionner le montant total de la prestation ou de la vente sur cette facture finale et la TVA versée lors de l’acompte doit bien être déduite de votre calcul. Au sein de cette facture finale éditée comme à l’accoutumée, il faudra aussi bien mentionner la réception de l’acompte, sa date et sa référence/numéro.
Remarque : il est aussi possible de demander plusieurs acomptes et il faudra alors bien veiller à faire apparaître chacun d’entre eux clairement en les distinguant.
Pourquoi mieux vaut utiliser un logiciel de facturation pour des opérations avec acompte ?
Si Word ou Excel peuvent aider les entrepreneurs pour établir devis et factures, ils incluent un plus fort risque d’erreur qu’un logiciel de facturation. Ne sont effectivement pas rares les cas d’oublis de changement de numéros ou de mauvais calculs… Avec le logiciel de facturation gratuit et en ligne habemoos, la numérotation est automatisée et le calcul de la TVA ou des taxes applicables l’est aussi. Un gage de plus de sérénité pour éviter de faire erreur !
